Telefon görüşmeleri, iletişim için oldukça önemlidir. Ancak, bazı insanlar konuya odaklanmakta zorlanabilir, gereksiz konuşmalar yapabilir veya karşı tarafı bekletme gibi hatalar yapabilirler. Bu yüzden, telefonda konuşma kurallarına uyulması önemlidir. Bu makalede, telefonla iletişim kurarken uyulması gereken bazı temel kurallar ele alınacaktır.
- Doğru zamanda aramak
- Profesyonellik
- Net ve kısa konuşmak
- Diğer konuları ertelemek
- Karşı tarafa odaklanmak
- Uygun selamlaşmak
- Merak edilenleri sormak
- Teşekkür etmek
Bu kurallara uyulması, karşı tarafın zamanını değerlendirmek, etkili bir diyalog kurmak ve olumlu bir izlenim bırakmak açısından önemlidir.
Doğru Zamanda Aramak
Telefonla iletişim kurarken, uygun bir zaman seçmek oldukça önemlidir. Karşı tarafın yoğunluğu veya meşguliyeti sizi bekletme durumuna düşürebilir ya da iletişim zayıf kalabilir. Bu nedenle, telefonla görüşme öncesinde konuşmanın yapılacağı uygun bir zaman belirlemek, etkili iletişim için önemlidir.
Ayrıca, telefonunuza cevap veren kişinin de uygunsuz zamanda aranmaması gerektiği unutulmamalıdır. Örneğin, işyeri saatleri dışında veya geç saatlerde arama yapmak olumsuz bir etki bırakabilir. Bu yüzden görüşmenin yapılacağı zamanı önceden karşı taraf ile belirlemek, her iki tarafın da zamanını verimli bir şekilde kullanmasını sağlar.
- Telefon görüşmesinin yapılacağı uygun zaman, karşılıklı olarak belirlenmeli
- Geç saatlerde veya işyeri saatleri dışında arama yapmaktan kaçınılmalı
- Görüşmenin yapılacağı zaman dilimi, her iki tarafın da verimli bir şekilde kullanmasını sağlar
Doğru zamanda yapılan bir telefon görüşmesi, karşılıklı olarak saygı ve olumlu bir etki bırakır. İletişim kalitesini arttırarak, iş veya özel hayatta olumlu sonuçlar elde etmek mümkündür.
Profesyonellik
İletişim kurarken profesyonel ve saygılı davranmak, özellikle iş hayatında olası sorunları önlemek ve güvenilir bir izlenim bırakmak açısından oldukça önemlidir. Telefonla görüşme yaparken de aynı şekilde davranmak gerekir. Karşı tarafın işinde bir aksama oluşturmamak için konuşma sırasında uygun bir dil kullanmalıyız. Argoya ya da küfüre yer vermemeye, karşımızdaki kişiye saygılı bir şekilde hitap etmeye özen göstermeliyiz. Ayrıca, yüksek sesle ya da hızlı konuşarak karşı tarafı rahatsız etmek yerine sakin ve net bir şekilde konuşarak iletişimimizi sürdürmeliyiz.
Profesyonel davranmak aynı zamanda, olası sorunların en aza indirgenmesi için oldukça önemlidir. İş hayatında yapılan hataların çözümü, iletişimle başlar. Karşı tarafın söylediklerine kulak vererek, onun fikirlerine saygı göstermek ve çözüm odaklı davranmak, sorunların daha kısa sürede çözülmesini sağlar. Ayrıca, profesyonel davranışlar, iletişimde güvenilir bir izlenim bırakmanıza da yardımcı olacaktır.
Gösterdiğimiz profesyonellik ve saygı, iş yaşantımız kadar özel hayatımızda da etkili bir iletişimi beraberinde getirir. Bu nedenle, telefonla konuşurken doğru bir tutum sergilemeye, sakin ve net bir şekilde konuşmaya özen göstermeliyiz.
Net ve Kısa Konuşmak
Telefon görüşmesinde net ve kısa konuşmak, karşı tarafın zamanını ve sabrını korumak için önemlidir. Konuşacaklarımızı önceden belirleyerek, konuşmanın seyrini değiştirmeden en kısa ve net şekilde ifade etmeliyiz. Bu sayede karşı tarafın da zamanını boşa harcamamış oluruz ve etkili bir iletişim sağlanır.
Bunun yanı sıra, karşı tarafa saygılı davranmak ve gereksiz tekrarlar yapmaktan kaçınmak da önemlidir. Sabırlı bir şekilde dinlemeye devam eden karşı tarafı bu şekilde yormamış oluruz. Ayrıca, kısa ve öz bir şekilde konuşarak hem bizim zamanımızı hem de karşı tarafın zamanını tasarruflu şekilde kullanmış oluruz.
Karşılıklı saygı ve anlayışla gerçekleştirilen kısa ve net telefon görüşmeleri iletişimde hareketlilik sağlar ve hedef doğrultusunda başarılı bir sonuç elde edilmesini sağlar.
Diğer Konuları Ertelemek
Telefon görüşmesi sırasında, konu dışında diğer konuların masaya yatırılması, o anki konuşma düzenini bozabilir ve verimsiz hale getirebilir. Bu nedenle, önceden belirlenen konu üzerinde yoğunlaşmak ve diğer konuları sonraya bırakmak, karşılıklı olarak daha etkili bir iletişim kurulmasına yardımcı olur.
Ayrıca, diğer konular için ayrılacak zaman dilimleri önceden belirlenir ve uygun bir zamanda tekrar iletişime geçilir. Böylece, karşı tarafın verimliliği artarken gereksiz zaman kayıpları da önlenir.
Karşı Tarafa Odaklanmak
Karşı tarafın söyledikleri konusunda dikkatli olmak konuşmanın kalitesini arttırır. Karşımızdaki kişinin söylediklerine kulak vermek ve gereksiz tekrarlamalardan kaçınmak, iletişimin doğru şekilde ilerlemesini sağlar. Ayrıca, konuşmaya odaklanmak karşımızdaki kişiye saygı gösterdiğimizi ve önemli olduğunu hissettirir. Eğer konuşmaya odaklanmazsanız, karşınızdaki kişiye karşı ilgisiz ya da saygısız olduğunuzu düşünebilir. Dolayısıyla, telefonda konuşurken her zaman karşı tarafa odaklanmak, konuşmanın daha etkili ve verimli bir şekilde ilerlemesine yardımcı olacaktır.
Uygun Selamlaşmak
Telefon görüşmesi yaparken uygun bir selamlaşmayla başlamak önemlidir. Selamlaşmanın doğru olması, karşı tarafın ilgisini çekmek ve samimi bir iletişim kurmak için önemlidir. “Merhaba” veya “Alo” gibi genel kullanılan kelimelerle başlamak yerine, konuşmanın amacına uygun bir selamlaşma yapılmalıdır. Örneğin, iş görüşmesi için telefon görüşmesi yapacak kişi “Günaydın, Burak Bey. Benimle görüşmek istediğiniz konu hakkında bilgi verebilir misiniz?” gibi bir cümle ile başlayabilir. Bu, karşı tarafın dikkatini çekmek ve samimi bir iletişim kurmak açısından oldukça önemlidir.
Merak Edilenleri Sormak
Merak edilen noktaları sormak, telefon görüşmesinin son aşamasında oldukça önemlidir. Karşı tarafın sürece ve iletişime dahil olması, beklentilerinin karşılanması ve memnuniyetinin artması açısından sormak gereklidir. Bununla birlikte, sormadan önce konuşmanın akışı gözden geçirilmelidir. Konuşmanın sonunda sormak istediğimiz sorular önceden belirlenmeli ve karşı tarafın zaman olarak uygun olup olmadığına dikkat edilmelidir. Böylece, hem efektif bir iletişim gerçekleştirilir hem de karşı tarafın beklentilerine cevap verilmiş olur.
Teşekkür Etmek
Telefon görüşmesi sonunda, karşı tarafın zaman ve enerjisine değer vermek için mutlaka teşekkür etmek gerekir. Bu, olumlu bir intiba bırakmak için de önemlidir; karşı taraf size yardımcı olduğu için memnuniyetlerini dile getirirseniz, gelecekteki işbirlikleri için de kapıları açmış olursunuz. Teşekkür etmek, ayrıca profesyonel bir davranış biçimidir ve uzun vadeli ilişkiler için önemlidir. Telefon görüşmesi sırasında belirtilen bilgileri toparlamak, sonraki adımları belirlemek ve bir sonraki görüşme tarihini teyit etmek de iyi bir uygulamadır.
